Regulamin „XXI Powszechnego Zjazdu Historyków Polskich”

§ 1
Organizatorzy, czas i trwanie
1. XXI Powszechny Zjazd Historyków Polskich (zwany dalej „Zjazdem”) jest organizowany przez Polskie Towarzystwo Historyczne. Zjazd odbędzie się w dniach 17-20 września 2024 roku w Białymstoku.
2. Obsługa Konferencji w zakresie rejestracji, płatności i innych działań organizacyjnych jest zapewniona przez Biuro Podróży Mazurkas Travel Sp. z o.o., Al. Wojska Polskiego 27, 01-515 Warszawa, NIP: 522-000-29-95.
3. Uczestnik uznaje, że zgłoszenie się na Zjazd (zgodnie z sekcją 4 poniżej) równoznaczne jest z akceptacją tych Regulaminów.
4. Szczegółowe informacje o Zjeździe i programie można znaleźć na stronie internetowej Konferencji: https://zjazdhistorykow.pl/
5. Podczas Zjazdu uczestnicy zostaną zaprezentowani z formami aktywności przygotowanymi dla nich, które zostaną zdefiniowane przez osobne programy. Programy, o których mowa w poprzednim zdaniu, zostaną opublikowane na stronie: https://zjazdhistorykow.pl/

§ 2
Rejestracja uczestnictwa w Zjeździe
1. Uczestnikiem Zjazdu jest każda osoba, która w nim uczestniczy.
2. Udział w Zjeździe jest możliwy na podstawie wcześniejszej rejestracji.
3. Udział w działaniach wymagających wcześniejszej rejestracji bez uprzedniej rejestracji nie jest możliwy z zastrzeżeniem rezygnacji z udziału przez zarejestrowanego Uczestnika.
4. Rejestracja odbywa się poprzez podanie imienia, nazwiska, adresu e-mail i przynależności uczelnianej/instytucjonalnej/firmowej i jest dokonywana za pośrednictwem formularza rejestracyjnego.
5. Rejestracja rozpocznie się 20 lutego 2024 roku.

§ 3
Zasady uczestnictwa w Konferencji
1. Uczestnicy akceptują ustalone zasady przebiegu Zjazdu, jego programu i zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę oraz nie zakłócać przebiegu Zjazdu.
2. Organizatorzy Zjazdu mogą przeprowadzić sprawozdanie fotograficzne ze Zjazdu w celu dokumentacji (np. raporty), informacji (dostępne na stronie Zjazdu i innych stronach internetowych), działań promocyjnych i archiwizacji (w zakresie nagrań i zdjęć).
3. Uczestnicząc w Zjeździe, Uczestnik zgadza się na rejestrację i wykorzystanie swojego wizerunku do celów określonych w pkt. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia w tym zakresie. Zgoda obejmuje rozpowszechnianie przez Organizatorów zarejestrowanego wizerunku w związku z udziałem w Zjeździe poprzez: nagrywanie, reprodukowanie za pomocą dowolnych technik, rozpowszechnianie, korzystanie, umieszczanie na rynku, pożyczanie, publiczne wystawianie, umieszczanie, wyświetlanie, reprodukowanie, nadawanie, publiczne udostępnianie, archiwizację.
4. Ustanowione zasady uczestnictwa w Zjeździe wymienione w niniejszym regulaminie mogą być zmienione zgodnie z ograniczeniami wprowadzonymi przez rząd Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 4
Zmiana Regulaminów
1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Regulaminów, w szczególności ze względu na zmiany w ogólnie obowiązującym prawie i potrzebę dostosowania Regulaminów do tej zmiany, zmianę programu Zjazdu oraz zwiększenie środków bezpieczeństwa towarzyszących Zjazdowi.
2. Zmiana regulaminu wchodzi w życie z chwilą opublikowania jej na stronie internetowej Zjazdu.

§ 5
Zasady bezpieczeństwa
1. W trakcie Zjazdu zabrania się manifestowania swoich poglądów, w tym w szczególności poglądów politycznych. Zabrania się prowadzenia działań komercyjnych, promocyjnych i reklamowych w trakcie Zjazdu, za wyjątkiem przypadków, gdy dana jednostka uzyskała odrębną zgodę od organizatora Zjazdu.
2. Organizator Zjazdu, w przypadku zakłócenia porządku publicznego przez Uczestnika, ma prawo usunąć go z udziału w Zjeździe poprzez zablokowanie możliwości uczestnictwa w poszczególnych sesjach Zjazdu. W celu zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie Zjazdu, organizator Konferencji może rejestrować przebieg Konferencji.

§ 6
Przetwarzanie danych osobowych
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”), Polskie Towarzystwo Historyczne informuje, że:
1. Współadministratorami Twoich danych osobowych są Polskie Towarzystwo Historyczne, natomiast procesorem jest Biuro Podróży Mazurkas Travel Sp. z o.o.
2. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu: przygotowania, organizacji i przeprowadzenia Zjazdu oraz obsługi pozjazdowej, w tym rozliczenia Zjazdu, zarówno finansowego, jak i merytorycznego. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych wynika z art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i f) RODO.
3. Podanie przez Ciebie swoich danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w odniesieniu do danych: imienia lub imion, nazwiska, adresu e-mail, przynależności, IP – niezbędne do udziału w Zjeździe.
4. Twoje dane osobowe podane w formularzu rejestracyjnym mogą być przekazywane podmiotom świadczącym wsparcie techniczne i IT dla Zjazdu oraz instytucjom współfinansującym Zjazd. Twoje dane osobowe w formie wizerunku mogą być zarejestrowane na zdjęciach lub wideo.
5. W przypadku zmiany formuły Konferencji na „online”, wykłady w trakcie Zjazdu będą prowadzone za pośrednictwem aplikacji dostarczonej przez Biuro Podróży Mazurkas Travel Sp. z o. o.
6. Twoje dane osobowe podane w formularzu rejestracyjnym będą przetwarzane do zakończenia Zjazdu, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń, które mogą wynikać z udziału w Zjeździe. Twoje dane osobowe w formie wizerunku będą przetwarzane w ramach relacji ze Zjazdu.
7. Masz prawo: uzyskać informacje na temat przetwarzania danych osobowych i praw przysługujących Ci na mocy RODO, dostępu i poprawy swoich danych oraz prawo do usunięcia danych osobowych z plików administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne w celu wypełnienia obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), a także prawo do ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz również prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które zostało dokonane na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych może być przesłane drogą elektroniczną na adres: kongresy@mazurkas.com.pl
8. Twoje dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.
9. Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

§ 7
Polityka anulacji
1. Wnioski o anulowanie rejestracji należy kierować na piśmie do Mazurkas, przesyłając je drogą elektroniczną na adres info@zjazdhistorykow.pl 
2. Anulacje otrzymane do 20.07.2024 roku będą wiązały się z opłatą administracyjną w wysokości 50%.
3. Anulacje otrzymane od 21.07.2024 roku nie będą rozpatrywane.
4. Należy zauważyć, że zwroty pieniędzy zostaną przetworzone w ciągu 30 dni od otrzymania wiadomości o anulowaniu.
5. Zwrotów nie będzie udzielano za spóźnione przybycie, nieużywane usługi, nieobecność na wydarzeniach lub wcześniejsze opuszczenie wydarzenia.

§ 8
Postanowienia końcowe
1. Organizator Konferencji zastrzega sobie prawo do odwołania Zjazdu, zmiany programu i formuły. Informacja o odwołaniu Zjazdu zostanie ogłoszona na stronie internetowej Konferencji wymienionej w §1 pkt. 4. Organizatorzy Zjazdu nie będą zobowiązani do rekompensaty ani odszkodowania dla Uczestników w tym zakresie ani do zwrotu kosztów poniesionych w celu uczestnictwa w Zjeździe.
2. Organizatorzy Zjazdu nie ponoszą odpowiedzialności w przypadku pogorszenia się stanu zdrowia lub zachorowania (w tym na SARS-CoV2) uczestnika w trakcie Zjazdu.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa.